Sådan kommer du i gang med at e-handle

E-ordrer og e-kataloger fungerer bedre end papir og pdf, da det er digitalt og automatiseret. Se, hvordan du selv kommer godt i gang med e-handel.

Nemhandel understøtter hele e-handelsprocessen - fra udveksling af ordrer, ordrebekræftelser, varekataloger og kreditnotaer til rykkere.

Her kan du læse mere om, hvad der skal til for at kunne e-handle - og hvorfor det er en fordel for både kunder og leverandører.

E-ordrer og e-kataloger er en elektronisk måde at sende og behandle ordrer og kataloger på, så dokumenterne sendes direkte i et særligt elektronisk format, der kan behandles af it-systemer. Det kaldes e-handel. Det er altså ikke en mail med en ordre vedhæftet som pdf-fil – eller et stykke papir.

På bestemte fysiske varer skal offentlige myndigheder e-handle. Der er flere måder at e-handle på end med et e-katalog, som fx ved brug af et punch-out katalog.

Læs også 'Hvad er e-handel?'

E-kataloger og e-ordrer er smarte, fordi det mindsker fejl i fakturaer og ordrer, men også fordi det gør samhandel nemmere og hurtigere med mere automatisering. Der er nemlig flere opgaver, som du trygt kan overlade til dit system, som fx at danne en e-faktura på baggrund af en e-ordre eller at udfylde en e-ordre automatisk ud fra et e-katalog.

I praksis vil en sælger udarbejde et e-katalog og sende det til sin kunde. Kunden modtager så e-kataloget fra og indlæser det automatisk i sit indkøbssystem uden behov for manuelt at indtaste et katalog ind i sit system.

Herefter kan kunden via sit indkøbssystem foretage bestillinger, og en e-ordre udfyldes automatisk med bestillingens detaljer, som så sendes til leverandørens system. Der er dermed ikke behov for at udfylde en e-ordre manuelt. Leverandøren kan derefter bruge e-ordren fra kunden til at automatisk danne en e-faktura, som så sendes til kunden. Dette gør det meget lettere og hurtigere at samhandle og det mindsker risikoen for fejludfyldte fakturaer og ordrer.

En stor del af indkøbsflowet kan dermed automatiseres, så du og din kunde lettere kan handle sammen digitalt.

Læs også 'Hvad er e-handel?'

E-kataloger og e-ordrer har mange fordele:

  • En fælles standard for e-handelsdokumenterne gør, at du kan sende til alle i det samme netværk og som overholder standarden uden fejl og tab af information.
  • Automatisering af bl.a. ordreafgivelsen og katalogindlæsning.
  • Færre fejl og misforståelser i bestillingen, fordi alle informationer fremgår af e-ordren.
  • Du undgår at bruge tid på opkald og mails, når der bestilles. 
  • E-ordrer og e-kataloger indeholder strukturelt data, der giver muligheder for at bygge flere løsninger ovenpå, som fx analyser og business intelligence, der giver større værdi for jer.
     

E-ordrer og e-kataloger fungerer bedre end papir og pdf, da det er digitalt og automatiseret. Du slipper for at holde styr på pdf og papir, og dine data er samlet ét sted.

  • Hvis du er kunde - fx en offentlig myndighed - skal du bruge et system, der kan modtage og indlæse e-kataloger og afsende e-ordrer. Det kan fx være et lokalt indkøbssystem med et e-handelsmodul, der kan håndtere alle de nødvendige dokumenter og den nye standard. Det er også vigtigt, at systemets brugergrænseflade viser dokumenternes indhold korrekt, fx med korrekte overskrifter og at der er plads til alle tegn i et givent felt.
     
  • Hvis du er leverandør skal du kunne udarbejde e-kataloger og modtage e-ordrer. Det er nemmest, hvis du i dit system kan udarbejde og modtage e-handelsdokumenterne direkte i den nye standard, så du ikke skal bøvle med at konvertere til andre formater. Alle dine offentlige kunder, som du samhandler med på de omfattede indkøbskategorier, kan modtage og håndtere e-handelsdokumenter i den nye standard. Det giver en bedre og mere smidig proces for alle parter.

Adgang til fælles netværk

Både som kunde og leverandør skal du sikre dig, at dit system har adgang til netværket via et ’Peppol access point’. Et ’access punkt’ er dør ind til det fælles netværk, så alle afsendere og modtagere kan nå hinanden. Store virksomheder og organisationer eller sammenslutninger af flere organisationer kan ofte finde en fordel i at drive deres eget access point,   men for mange vil det være smartest at købe sig adgang til et hos en it-serviceleverandør, der udbyder et access point.

Du udarbejder, modtager og indlæser e-kataloger, inkl. opdateringer til e-kataloger, ved at følge anvisningerne til det system, du bruger. Når du laver og sender eller modtager e-ordrer følger du de samme anvisninger, så det er teknisk nemt at gå til

Kontakt en it-serviceleverandør eller systemleverandør og spørg om, hvordan du kan sende og modtage e-kataloger og e-ordrer. Det er en fordel, hvis dit system også kan modtage e-fakturaer i Peppol direkte i dit system, da det er en nyere standard og vil blive mere udbredt i Danmark. Ved at have alt i samme Peppol standard bliver det nemmere og en større del af samhandlen kan automatiseres.

Find it-serviceleverandør

Standarden for e-kataloger og e-ordrer hedder Peppol, og du skal derfor finde en it-serviceleverandør, der understøtter denne standard og driver access points. På Peppols hjemmeside kan du se en liste over it-serviceleverandører - dog er listen ikke udtømmende, da nogle systemleverandører køber sig til et access point hos en access point-leverandør. Tag derfor først kontakt til din leverandør og hør nærmere.

Find it-serviceleverandør på Peppols hjemmeside
 

Der findes forskellige priser og produkter på markedet samt tilkøbsløsninger. På nettet kan du finde forskellige cloud- og systemløsninger.

De løsninger, der er på markedet, kræver typisk betaling på en af følgende måder:

  • abonnement
  • pr. sendt/modtaget e-ordre og e-katalog

Du kan frit vælge den smarteste løsning, da udbydere af Peppol e-handelsløsninger kører på samme netværk og kan udveksle dokumenter med hinanden uden afgifter og gebyrer. Ingen er derfor tvunget til at bruge samme it-serviceleverandør som sin kunde eller leverandør.
 

E-kataloger og e-ordrer er en nem og effektiv måde at samhandle på.

Offentlige myndigheder skal altid kunne e-handle, hvis de køber bestemte fysiske varer, og det betyder også, at leverandører af de varer også skal e-handle.

Det er nemt at anvende e-kataloger og e-ordrer, og du kan finde løsninger på nettet. Hvis du allerede har en systemleverandør, kan du høre om de også udbyder Peppol-løsninger.

Vejledninger og guides

Én samlet søgning i vejledninger og guides, der får dig godt i gang med e-handel.

Find vejledning

Nemhandel Support

Alle hverdage kl. 10-14

T: 7026 5676

support@nemhandel.dk