Vejledning

Fakturablanketten på Virk.dk

  • Version 2.8.0
  • Seneste opdatering 1. marts 2019

1
Kapitel
Vælg Fakturablanket

For at oprette en elektronisk faktura, skal du på vælge Fakturablanketten under ’Mest anvendte indberetninger’ på forsiden af Virk.dk eller søge efter den under kategorien ’Fakturering’. 

Skærmkopi fra Virk Indberet

2
Kapitel
Start indberetning

For at oprette en faktura, skal du starte en indberetning.

  • Klik på knappen ’Start’.
Skærmkopi fra Virk Indberet, hvor 'Start-knappen' er markeret

Ved klik på 'Start' åbnes NemLog-in siden automatisk. 

3
Kapitel
Login med NemLog-in

For at benytte Fakturablanketten, er det er krav, at der foretages login med NemLog-in – enten med personligt NemID/nøglekort eller med en medarbejdersignatur for en virksomhed (nøglekort eller nøglefil).

Skærmkopi der viser adgang til NemLog-In

4
Kapitel
Opret faktura

Fakturablanketten er en fakturaindtastningsportal for leverandører til offentlige myndigheder, som et alternativ til de leverandører, som ikke har et økonomisystem som er integreret med NemHandel. 

Felter i Fakturablanketten markeret med rødt (*) er krævede felter, og skal udfyldes. 

Start med at vælge en gemt modtager eller indtast modtagers EAN-nummer. 


BEMÆRK:
Hvis du ikke kender din kundes EAN-nummer, kan du kontakte dem og bede om det. 


 

Skærmkopi fra Fakturablanketten - udfyldelse af modtagers EAN nummer

Herefter skal du indtaste e-mailadressen på den person, som skal modtage en kvittering når fakturaen er leveret ved modtager eller er fejlet. Modtageren vil oftest være dig selv.

  • Indtast mail-adressen
  • Bekræft mail-adressen i næste felt
Skærmkopi fra Fakturablanketten - modtager af kvittering

Nu er du klar til at oprette fakturaen.

  • Klik på knappen ’Opret faktura’.
Skærmkopi fra Fakturablanketten - vælg 'opret faktura' eller 'opret kreditnota'

BEMÆRK:
I stedet for at oprette en faktura kan du her oprette en kreditnota. Denne guide vil dog ikke komme nærmere ind på oprettelsen af en kreditnota.


 

5
Kapitel
Udfyld faktura

Denne side er opbygget i et antal afsnit i stil med en gammeldags papirfaktura.

5.1. Fakturamodtager 

Modtagers EAN-nummer, indtastet tidligere, fremgår nu under Fakturamodtager. Det gælder ligeledes for din egen mailadresse, som fremgår under leverandør.

Har du tidligere benyttet Fakturablanketten, så er dine egne leverandørdata automatisk udfyldt (med data fra sidste gang). 

Skærmkopi fra Fakturablanketten - Fakturamodtager og leverandør

Du skal nu indtaste data for modtageren, kunden. 

Skærmkopi fra Fakturablanketten - Fakturamodtager

Hvis du ikke ønsker at Fakturablanketten skal gemme denne modtager, så fjern afkrydsningen ved ”Gem som fast modtager”.

5.2. Fakturadato mv.

Indtast nu et fakturanummer under punktet ’Fakturadato m.v.’.


BEMÆRK:
Du kan selv vælge fakturanummeret. Det er dog et krav fra SKAT, at du bruger fortløbende nummerering af dine fakturaer.


 

Skærmkopi fra Fakturablanketten - Fakturanummer

Fakturadatoen er som udgangspunkt sat til dags dato, altså den dag du opretter fakturaen. Hvis du ønsker en anden fakturadato, kan du ændre datoen. 

Skærmkopi fra Fakturablanketten - Fakturadato

’Personreference’ angiver, hvem der er kontaktperson på ydelsen/varen hos modtager. 
Det kan i nogle tilfælde være en forkortelse, initialer eller andet, som kunden kræver i dette felt. 

Skærmkopi fra Fakturablanketten - Personreference

BEMÆRK:
Et ordre- eller rekvisitionsnummer gør det lettere for modtager at identificere den ordre, som fakturaen henviser til. Hvis modtageren har angivet et nummer på ordren, skal dette nummer anføres her (ikke et krævet felt).


 

Skærmkopi fra Fakturablanketten - Ordre- eller rekvisitiosnummer

BEMÆRK:
Det er desuden muligt at indtaste en leveringsdato samt en kontostreng (valgfrie felter).


 

5.3. Varer og ydelser

Herefter skal de leverede varer/ydelser beskrives. De krævede felter er:

  • Beskrivelse af varen/ydelsen
  • Antal
  • Enhedspris (nettopris = pris pr. stk. uden moms)
Skærmkopi fra Fakturablanketten - Beskrivelse, antal og enhedspris

Hvis varen/ydelsen internt har et varenummer i dit eget system, kan du angive det (valgfrit).

Vælg gerne den enhed, som feltet 'Antal' er relaterer til.: 

Skærmkopi fra Fakturablanketten - enhedstype

Hvis den pågældende vare/ydelse ikke er momsbelagt, skal du fjerne fluebenet under punktet ’25 pct. moms’. 


BEMÆRK:
Hvis du har valgt ’Privatperson’ under ’Leverandørtype’, er fluebenet ved ’25 pct. moms’ automatisk fjernet, da der ikke kan opkræves moms i dette tilfælde.


 

5.4. Varer og ydelser – udvidet

Det kan i nogle tilfælde være krævet, at der knyttes supplerende oplysninger til den enkelte vare/ydelse. Dette gøres ved at skifte Fakturalinje fra Standard til Udvidet: 

Skærmkopi fra Fakturablanketten - udvidet fakturalinje

Du har her mulighed for at informere kunden om hvor meget rabat, som allerede er fratrukket for at nå frem til enhedsprisen. BEMÆRK: Det angivne beløb medregnes ikke på den samlede faktura. 

Det er også muligt at informere kunden om hvilke gebyrer, der er lagt til varens pris for at nå frem til enhedsprisen. BEMÆRK: Det angivne beløb medregnes ikke på den samlede faktura: 

Det er ligeledes muligt at angive hvor meget afgift, der er lagt til varens pris for at nå frem til enhedsprisen, fx fedtafgift eller miljøafgift. BEMÆRK: Det angivne beløb medregnes ikke på den samlede faktura. 

Skærmkopi fra Fakturablanketten - Rabat, gebyr eller afgift

Hvis betalingen omhandler en borger/ydelsesmodtager, skal du angive ydelsesmodtagerens CPR-nummer. Ydelsesmodtager er fx relevant ved fakturering af hjælpemidler eller tolkeydelser.

Skærmkopi fra Fakturablanketten - ydelsesmodtager

BEMÆRK:
Du har også muligt at tilføj en note til den pågældende vare eller ydelse.


 

5.5. Samlet pris

Det er muligt at angive en rabat på det samlede køb. Eventuel rabat indtastes som positiv værdi i feltet ’Rabat på total ekskl. moms’. Dette rabatfelt påvirker kun beløb indtastet med moms. 


BEMÆRK:
Rabatten skal indtastes, inden den samlede pris beregnes (inden du klikker på knappen ’Beregn samlet pris’).


 

Skærmkopi fra Fakturablanketten - rabat

Herefter skal du beregne den samlede pris ved at klikke på knappen ’Beregn samlet pris’: 

Skærmkopi fra Fakturablanketten - samlet pris

Herefter vises de opdaterede beregninger for den samlede faktura:

Skærmkopi fra Fakturablanketten - opdateret beregning for faktura

5.6. Betalingsoplysninger

Betalingsdatoen er automatisk sat til dags dato + 30 dage. Hvis du ønsker en anden dato, skal du ændre betalingsdatoen.

Skærmkopi fra Fakturablanketten - betalingsdato

Herefter skal du vælge, hvilken betalingsform fakturamodtager skal benytte.

Skærmkopi fra Fakturablanketten - hvis NemId er valgt som betalingsform

Hvis du vælger NemKonto bliver betalingen overført til den konto, som din virksomhed selv har anført som sin NemKonto (kontonummer som er tilknyttet CVR- eller CPR-nummer).

Hvis du vælger ’Bank’, skal du indtaste registreringsnummer og kontonummer. Det kan ligeledes være en fordel at skrive en referencetekst, som modtager skal knytte til kontooverførsel. Dette vil gøre det lettere for dig at identificere betalingen: 

Skærmkopi fra Fakturablanketten - hvis bank er valgt som betalingsform

Hvis du vælger ’Giro’, skal der indtastes på sammen måde, som det kendes fra en normal girobetaling. Du vælger ’Kodelinie’ og udfylder BetalingsID samt Kreditornummer:

Skærmkopi fra Fakturablanketten - hvis giro er valgt som betalingsform

5.7. Vedhæft evt. bilag

Det er muligt at vedhæfte dokumentation sammen med fakturaen, fx hvis en uddybende beskrivelse er nødvendig. 

Du kan vedhæfte filer i følgende formater:

  • pdf
  • tif/tiff
  • jpg/jpeg
  • gif
  • png

Du kan vedhæfte op til 5 filer, og hver fil må ikke fylde mere end 3 MB, og samlet på de ikke overstige 10 MB. 

Klik på knappen ’Browse/Vælg fil’. Når du har valgt filen, vil filnavnet stå efter knappen. 
Klik på ’Vedhæft fil’ for at tilknytte filen til fakturaen: 

Skærmkopi fra Fakturablanketten - vedhæft af billedfiler

VIGTIGT:
Det er ikke tilladt at vedhæfte firmaets egen faktura med logo osv. – disse data skal indtastes som linjer!


 

5.8. Følsomme persondata

Hvis den vedhæftede fil eller anden tekst i fakturaen indeholder følsomme personoplysninger, skal du angive det. Angivelsen bruges af modtageren, når dokumentet behandles.  


BEMÆRK:
Selve afsendelsen af dokumentet sker altid krypteret, uanset hvad du vælger.


 

Skærmkopi fra Fakturablanketten - følsomme personoplysninger

5.9. Evt. besked

Du har mulighed for at tilføje en besked til modtageren, hvis du ønsker at uddybe noget omkring fakturaen generelt:

Skærmkopi fra Fakturablanketten - supplerende besked til modtageren

5.10. Afslut fakturaen

Nu er fakturaen færdig. Klik på knappen ’Næste’ for at se fakturaen i sin helhed: 

Skærmkopi fra Fakturablanketten - afslut fakturaen

6
Kapitel
Godkend og afsend faktura

De indtastede fakturadata vises nu i et standardlayout. Er alt korrekt, klik på knappen ”Send faktura”:

Skærmkopi fra Fakturablanketten - godkend og afsend faktura

Fakturaen vil herefter blive sendt. Du vil modtage en kvittering pr. mail for aflevering af fakturaen til modtager (ikke en kopi af fakturaen) eller en fejlmeddelelse, hvis fakturaen ikke kunne afleveres.

Kvitteringen sendes til den mail-adresse, du angav ved oprettelsen af fakturaen. Der kan gå op til 24 timer inden du modtager kvitteringen.

7
Kapitel
Gem kopi

Hvis du ønsker at gemme en kopi af fakturaen, er det vigtigt, at du gør det nu.

Fakturaen gemmes ikke andre steder, og du kan ikke klikke dig tilbage til fakturaen, når du først har forladt denne side!

Skærmkopi fra Fakturablanketten - gem kopi af faktura

BEMÆRK:
Du kan ikke ændre i en faktura, som allerede er sendt af sted.  Hvis du senere opdager, at du har lavet en fejl på fakturaen, eller hvis du ikke modtager betaling for fakturaen, skal du kontakte modtageren direkte.

Har du glemt at tage en kopi, skal du ligeledes kontakte modtageren.


 

8
Kapitel
Yderligere hjælp

Skulle der være brug for yderligere hjælp, er det muligt at kontakte 'NemHandel Support'.