Registrering i Nemhandelsregisteret (NHR)

Hvis en offentlig myndighed eller en virksomhed ønsker at kunne modtage elektroniske dokumenter via Nemhandel (kataloger, ordrer, fakturaer, kvitteringer eller andet), skal denne først registrere sig i det danske Nemhandelsregister (NHR). Herved kan deres samhandelspartnere slå dem op.

Nemhandelsregistret indeholder information om den registreredes Modtagernummer (CVR-nummer, GLN-/EAN-nummer eller anden type), nogle sikkerhedsindstillinger samt information om, hvilke Nemhandel-profiler virksomheden/myndigheden understøtter.

Når en virksomhed eller en offentlig myndighed skal oprettes i Nemhandelsregistret, sker det via følgende proces:

I den første del af denne guide beskrives de trin, du skal igennem for at oprette en modtager i Nemhandelsregistret. I den anden del af denne guide beskrives en række valgfrie handlinger, som der kan være fordele ved at gennemføre i forhold til eksisterende data.

BEMÆRK:
Første gang du anvender registreringssiden, bliver du bedt om, at acceptere betingelserne for brug af Nemhandel. Du skal acceptere betingelserne, før du kan foretage registreringer i Nemhandelsregistret.

I de følgende kapitler er hvert enkelt trin i processen beskrevet detaljeret. Procesgennemgangen giver også en beskrivelse af, hvordan du administrerer og redigerer allerede oprettede elementer.

For at oprette en profilpakke skal du oplyse, hvilke profiler (forretningsprocesser) din virksomhed eller myndighed understøtter. På den måde ved jeres samhandelspartnere, hvilke typer dokumenter I kan modtage, og hvilke dokumenter de kan forvente at få retur.

Profilerne er navngivet med udgangspunkt i de engelske navne for Nemhandeldokumenter fx:

• Faktura=Billing
• Ordre=Order
• Katalog=Catalogue
• Osv ......

Oversigten over OIOUBL profiler er et udvalg af de mest gængse profiler. Derudover kan alle profiler udvides med positive forretningskvitteringer. De er markeret med ’R’ i Nemhandelsregistret. Når du laver registreringer i Nemhandelsregistret, kan du se en oversigt over samtlige profiler.

Der findes 3 Nemhandel-profiler (også kaldet minimumsprofiler), som er lovpligtige for offentligt myndigheder at understøtte:

• Nes5
• Procurement BilSim-1.0
• UTS

En profilpakke understøtter enten Nemhandel eller PEPPOL og udgøres af én eller flere profiler. Du skal oprette en profilpakke med de profiler, som din virksomhed eller myndighed understøtter.

• Klik på 'Nemhandel' eller 'PEPPOL'

Du skal først vælge et navn til profilpakken og derefter tilføje de profiler, som udgør profilpakken. Navnet er ikke offentligt, så benyt noget som giver mening i jeres organisation.

1. Indtast navn
2. Klik på ´Tilføj profil´

Der fremkommer nu en dialogboks. Du skal først vælge, hvilken standard der understøttes.

• Vælg standard

Herefter vælger du, hvilken profil der understøttes. Listen indeholder alle profilerne i Nemhandel fra NES5 og BilSim til katalog og UTS ForsyningsSpecification.

• Vælg profil

Til sidst vælger du, hvilken rollen - kunde eller leverandør - den valgte profil er relateret til.

• Vælg rolle og klik på ’Tilføj’

Du har herefter mulighed for at tilføje yderligere profiler til profilpakken ved at klikke på ’Tilføj profil’.

BEMÆRK:
Hver kombination af profil og rolle må kun optræde én gang.

Efter rollen er valgt, vises de dokumenttyper som kan modtages.

Når profilpakken er færdig, skal den gemmes.

• Klik på ’Gem’

Herefter vises en kvittering på oprettelsen. Du har herfra mulighed for at komme tilbage til forsiden.

• Klik på ’Til forsiden’

Når du har oprettet en eller flere profilpakker, har du mulighed for at administrere disse.

• Klik på ’Administrer profilpakke’

Du får nu en oversigt over profilpakkerne. Klik på ’Rediger’ ud for den enkelte profilpakke for at få mulighed for at redigere denne.

• Klik på ’Rediger’

Herefter kan du vælge, hvilken profil du ønsker at redigere, eller om du ønsker at tilføje flere profiler.

Når du har foretaget ændringer, klikker du på ’Gem’.

Skal du oprette en profilpakke som ligner en eksisterende profilpakke, så kan du vælge 'Klon' for at tage en kopi af den eksisterende profilpakke.

Du skal nu koble profilpakkerne til en specifik Nemhandel modtagerservice.

• Klik på ’NemHandel’ for at oprettet en Nemhandel modtagerservices.

1. Indtast adresse (URL) – det fysiske endepunkt – for servicen.
2. Indtast eller hent det certifikat, som knytter sig hertil. Du skal angive enten certifikatets Distinguished Name (DN – på dansk: Certifikat Subject) eller udpege en certifikatfil (.CER fil) indeholdende certifikatet.
3. Du skal nu vælge den profilpakke, som skal kobles til servicen. Dette gør du ved at vælge den ønskede profilpakke.
4. Du har også mulighed for at indtaste et navn/alias for servicen. Dette felt bør du udfylde med et navn, da det ellers er URL, der identificerer servicen.
5. ’Test?’ benyttes til at markere, at servicen kun er en test. Det vil sige, at der ikke kontrolleres for gyldigt certifikat, og at servicen undlades i nattens kontrol af data. *)
6. Tilføj ’Teknisk kontakt’ ved at indtaste, hvem der er kontaktperson for servicen (den tekniske ansvarlige).

BEMÆRK:
Det er vigtigt, at kontaktpersonen er den tekniske ansvarlige og således den person, som kan være behjælpelig i tilfælde af, at der opstår problemer med servicen / den server, hvor URL’en peger på.

Når du har udfyldt felterne, skal du gemme servicen.

• Klik på ’Gem'

Herefter bliver du videreført til en kvittering for oprettelsen. Du har herfra mulighed for at komme tilbage til forsiden.

• Klik på ’Til forsiden'

Du skal nu koble profilpakkerne til en specifik PEPPOL modtagerservice.

• Klik på ’PEPPOL’ for at oprettet en PEPPOL modtagerservice

1. Indtast adresse (URL) – det fysiske endepunkt – for servicen.
2. Indtast det certifikat, som knytter sig hertil. Du skal angive indholdet af en certifikatfil (.CER fil) som base64-format uden start delen  
         ’-----BEGIN CERTIFICATE-----’ 
   og uden slut delen
         ’-----END CERTIFICATE -----’.
3. Vælg den profilpakke, som skal kobles til servicen. Dette gør du ved at vælge understøttende profilpakke.
4. Du har også mulighed for at indtaste et navn/alias for servicen. Dette felt bør du udfylde med et navn, da det ellers er URL, der identificerer servicen.
5. ’Test?’ benyttes til at markere, at servicen kun er en test. Det vil sige, at der ikke kontrolleres for gyldigt certifikat, og at servicen undlades i nattens kontrol af data *) 
6. Tilføj ’Teknisk kontakt’ ved at Indtaste, hvem der er kontaktperson for servicen (den tekniske ansvarlige).
7. Når du har udfyldt felterne, skal du gemme servicen ved at klik på ’Gem’.

BEMÆRK:
Det er vigtigt, at kontaktpersonen er den tekniske ansvarlige og således den person, som kan være behjælpelig i tilfælde af, at der opstår
problemer med servicen.

Herefter videreføres du til en kvittering for oprettelsen. Du har herfra mulighed for at komme tilbage til forsiden.

• Klik på ’Til forsiden'

Når du har oprettet en eller flere modtagerservices, har du mulighed for at administrere disse.

• Klik på ’Administrer services’

Du får nu en oversigt over modtagerservices. Klik på ’Rediger’ ud for den enkelte modtagerservice for at få mulighed for at redigere denne.

• Klik på ’Rediger’

Når du har foretaget ændringer, klikker du på ’Gem’ og derefter ’Til forsiden’

En modtager er en virksomhed eller myndighed, som har registret sig i Nemhandelsregistret.

Hvis din myndighed eller virksomhed ønsker at registrere sig i Nemhandelsregistret, skal du oprette en modtager på dennes vegne.

• Klik på ’Ny modtager’

Udfyld skema for ’OPRET/REDIGER MODTAGER’

1. Vælg hvilken identifikationstype, modtageren skal have. Du vælger fra drop down menu (GLN/EAN, DK:CVR, DK:SE, P-nr, IBAN eller DUNS), og indtaster herefter identifikationen.
   
   BEMÆRK: Identifikationen må kun bestå af tal og kan ikke indeholde bogstaver. Derfor må du ikke skrive landekoder som f.eks. 'DK' i identifikationen. Identifikationen skal være unik.
    
   • For færøske modtagere, som har seks-cifrede CVR-numre, skal CVR-identifikationen indtastes med 'FO' efterfulgt af de seks cifre, fx 'FO123456'.
      
2. Indtast navn på modtager/enhed. Dette felt er obligatorisk.
3. Indtast modtagerens CVR-nummer. Dette felt er obligatorisk.
4. Det er muligt at tilknytte modtageren til en gruppe (valgfrit). Gruppering af modtagere kan være en fordel, hvis du administrerer mange modtagere.
5. Vælg herefter ’Service(s)’, hvorunder du i listen knytter modtager til en given service (med underligende profilpakke).
6. Under ’Foretag tidsafgrænsning’ er det muligt at styre, hvornår den enkelte service skal være aktiv fra og/eller til.
7. Klik på ’Tilføj periode’, hvis du har behov for at tilføje en anden service i en anden tidsperiode.
8. Når du har udfyldt felterne, gemmer du modtageren ved at klikke på ’Gem’ 

Herefter vises en kvittering på oprettelsen. Du har herfra mulighed for at komme tilbage til forsiden.

• Klik på ’Til forsiden’

Opmærksomhedspunkt - SML'en opdateres asynkront

Har man benyttet ”tidsafgrænsning” (pk. 6) skal man være opmærksom på, at registrering af modtageendepunkter i SML'en sker asynkront og der kan gå op til 24 timer efter det valgte aktiveringstidspunkt, før registreringen kan benyttes – også selv om det er muligt at fremsøge registreringen i Nemhandelsregistreret.

Forsinkelsen mellem aktiveringstidspunkt og hvornår registreringen rent faktisk er produktionsklar skyldes, at opslagsregistreret (SML’en) kun opdateres kl. 5.30 hver morgen.

Det er også under ’Foretag tidsafgrænsning’, at en PEPPOL Modtagerservice kan kobles parallelt til en Nemhandel Service.

• Klik på ’Foretag tidsafgrænsning’ og derefter på ’Tilføj periode’ ved tilkoblingen af en PEPPOL Modtagerservice.

Det er ikke nødvendigt at udfylde et fra: datointerval og et til: datointerval.

Når du har udfyldt felterne, gemmer du modtageren ved at klikke på ’Gem’.

Opmærksomhedspunkt - SML'en opdateres asynkront

Har man benyttet ”tidsafgrænsning” (pk. 6) skal man være opmærksom på, at registrering af modtageendepunkter i SML'en sker asynkront og der kan gå op til 24 timer efter det valgte aktiveringstidspunkt, før registreringen kan benyttes – også selv om det er muligt at fremsøge registreringen i Nemhandelsregistreret.

Forsinkelsen mellem aktiveringstidspunkt og hvornår registreringen rent faktisk er produktionsklar skyldes, at opslagsregistreret (SML’en) kun opdateres kl. 5.30 hver morgen.

Når du har oprettet en eller flere modtagere har du mulighed for at redigere disse.

Klik på ’Rediger’ ud for den enkelte modtager for at få mulighed for at redigere denne.

Herefter kan du foretage de ønskede ændringer. Klik på 'Gem', når du har foretaget ændringer.

BEMÆRK:
Du kan se dine registreringer med det samme, på Nemhandelsregistrets opslagsside.

Under ’Administrer profilpakker’ har du mulighed for at redigere, slette, klone og efterfølgende konsolidere ens profilpakker/services.

• Klik på ’Administrer profilpakker’

Vælg hvilken profilpakke du ønsker at redigere, slette eller klone.

Under ’Rediger’ har du mulighed for at tilføje, redigere eller slette understøttende profiler i den valgte profilpakke. (Se under Kapitel 2.1 Profiler).

Hvis du mangler en ny profilpakke, der kun adskiller sig en smule ift. en nuværende profilpakke, kan du med fordel benytte ’Klon’-funktionaliteten. I stedet for at oprette en ny profilpakke fra bunden kan du vælge at klone en af dine profilpakker og herefter tilføje eller slette understøttende profiler i din klonede profilpakke.

• Klik på ’Klon’ ud fra den profilpakke, du ønsker at klone.

Du overføres nu til den klonede profilpakke.

• Klik på ’Rediger’ for at tilføje eller slette understøttende profiler og for at ændre navn på den klonede profilpakke.

Du kan følge denne procedure for at oprette den nye profilpakke ved hjælp af 'Klon'-funktionen:

1. Indtast nyt navn til den nye profilpakke.
2. Hvis du har brug for yderligere profiler i din profilpakke, klik ’Tilføj profil’.
3. Er antallet af profiler i din profilpakke som ønsket, men ønsker du at ændre standard, profilindhold eller rolle, klik ’Rediger’.
   (Se Kapitel 2.3 ’Rediger profilpakke’ for hjælp)
4. Hvis du ønsker en ny profilpakke med mindre profilindhold, klik på ’Slet’ og bekræft herefter handlingen.
   (Se Kapitel 2.2 ’Opret profilpakke’ for hjælp)
5. Når du klikker på ’Tilføj profil’ eller ’Rediger’, vil du komme til samme pop-up boks.
6. Når profilpakken er oprettet/redigeret, gemmer du ved at klikke på ’Gem’.

En gruppe er et sæt af modtagere, der er relateret til hinanden. Hvis din virksomhed eller myndighed har flere modtagere, kan du gruppere dem.

For at oprette en gruppe skal du først vælge ’Se alle grupper’.

• Klik på ’Se alle grupper’

Klik herefter på ’Ny gruppe’

Du skal nu vælge, hvad der skal karakterisere gruppen:

1. Indtast navn
2. Indtast beskrivelse
3. Vælg ”Del af gruppen”
4. Afslut med ‘Gem’

Når du har oprettet en eller flere grupper, har du mulighed for at administrere disse. For at administrere grupperne skal du vælge ’Se alle grupper’.

• Klik på ’Se alle grupper’

Du får nu en oversigt over alle grupperne. Klik på ’Rediger’ ud for den enkelte gruppe for at få mulighed for at redigere denne.

• Klik på ’Rediger’

Når du har foretaget ændringer, skal disse gemmes.

• Klik på ’Gem’

Du har mulighed for at redigere staminformation for din virksomhed i NHR.

• Klik på ’Rediger staminformation for registrator’

Indtast oplysninger vedrørende registratoren (den virksomhed/organisation, som du som medarbejder arbejder for).

1. Indtast navn på organisationen
2. Indtast hjemmeside (valgfri)
3. Indtast navn (person)
4. Indtast e-mail
5. Afslut ved at klikke på ’Gem’

Rettighedsstyring *) Beskrives i: ”Bilag til Staminformation for registrator – rettighedsstyring”.

Nemhandelsregistret (NHR) er det autoritative register for alle modtagere i Nemhandel i Danmark.
I NHR registrerer alle modtagere sig med de profiler og roller, som de understøtter i forhold til modtagelse, hvilket implicit giver de dokumenttyper, som kan sendes til den enkelte modtager.

Rettighedsstyring
Nogle organisationer ønsker en rettighedsbaseret adgangsstyring i virksomheden til styring af, hvilke medarbejdere med en medarbejdersignatur (MOCES), der har adgang til at kunne rette i virksomhedens data i NHR via Web-interfacet.

Fortsæt som hidtil
Gør I intet, så fortsætter I som hidtil – dvs. alle medarbejdersignaturer under et CVR-nummer har adgang med samme rettigheder ved login i NHR Web.

Begrænset adgang
Ønsker I som virksomhed at begrænse adgangen til NHR Web til udvalgte medarbejdere, skal I foretage et par enkelte ændringer.

1: Tildel rettighed til medarbejdere
Virksomhedens NemID-administrator skal gå til https://brugeradministration.nemlog-in.dk. Her skal de udvalgte medarbejdere have tildelt rettigheden ”Nemhandel, NHR adgang” (findes under Data og statistik):

2: Begrænse adgangen i NHR Web
Login i NHR Web (som normalt) og gå til ”Rediger staminformation for registrator”. Under vedligehold af staminformation, skal der sættes kryds i Rettighedsstyring:

Efterfølgende er det kun medarbejdere med den tildelte rettighed, som kan lave login i NHR Web.

NB: Man kan af sikkerhedsmæssige årsager IKKE selv fjerne krydset igen, når det er sat!
Ønsker man krydset fjernet igen, skal man oprette en sag ved Nemhandel Support.

Kontakt Nemhandel Support her.